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Das Zero E-Mail-Prinzip

E-Mail zur internen Kommunikation?

Die E-Mail ist seit den frühen 90er Jahren zu einem wesentlichen Bestandteil des Informationsaustausches zwischen Firmen und innerhalb der Unternehmen geworden. Briefe und Faxe gehören in vielen Bereichen der Vergangenheit an.

Tagtäglich gehen unzählige E-Mails in das persönliche Postfach ein. Die Kunst ist es, wichtige von unwichtigen Informationen und zeitkritische von zeitunkritischen Anfragen zu filtern. Dadurch entsteht Stress. Die entstandene Informationsflut findet ihren tragischen Höhepunkt innerhalb eines seitenlangen Verlaufs durch vielfache Weiterleitung und Kopien. Der ungleiche Wissensstand zwischen allen Beteiligten und damit verbundener Arbeitsaufwand sorgt für Frustration. Auch das Verfassen kostet Zeit. Laut Schätzungen von Marktforschern verbringen Arbeitnehmer mittlerweile bis zu 20 Stunden ihrer wöchentlichen Arbeitszeit mit dem Verfassen, Bearbeiten und Sortieren von „elektronischen Briefen“.

Für die Kommunikation zwischen Unternehmen wird die E-Mail in den nächsten Jahren sicherlich unentbehrlich sein, aber auch für die interne Kommunikation? Die E-Mail als grundlegendes Kommunikationsmittel dient nicht der Vernetzung von Mitarbeitern und dem Austausch von Wissen. Die klassische E-Mail hat lediglich einen Sender und einen Empfänger, und kann keine Aufgaben und Wissen wirklich verbreiten.

"Wissen ist nicht mehr personengebunden, sondern zugänglich für alle"

Es muss ein Umdenken stattfinden wie wir in Zukunft die Kommunikation lenken wollen. Wie muss also der Inhalt der Botschaft gestaltet sein und welches Medium können wir dafür einsetzen?

Eine Lösung bietet die Kombination sogenannter kollaborativer Plattformen mit Aufgaben und Projektmanagement Funktionen. Diese sozialen Netzwerke beinhalten beispielsweise Wikis, Chats, Kanban-Boards, Dashboards und sie können schnell individualisiert und erweitert werden. Zu jeder Zeit und an jedem Ort lässt sich so zeitgemäß Arbeit gestalten und effektiv umsetzen. "Wissen ist nicht mehr personengebunden, sondern zugänglich für alle", sagt David-Andreas Bergens (CEO Pix Software GmbH). Mit Blick auf die Deadlines und die zu erledigenden Aufgaben und unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Zeit, können Workflows kollektiv umgesetzt werden. Aufgaben sind nur einmal vorhanden und können von den Beteiligten weitergereicht werden. Doppelarbeit wird systemisch verhindert. Eine umfassende Dokumentation aller Tätigkeiten wird automatisch durch das System verwaltet.

Mit Rücksicht auf die neue Generation, welche in den kommenden Jahren die Arbeitswelt dominieren wird, sollten Unternehmen jetzt handeln. Für die heutige Generation war es schließlich auch ein wesentlicher Faktor nicht mehr mit Briefpapier und Fax zu arbeiten. Um die Zukunft sicher zu gestalten, müssen wir heute schon an morgen denken, insbesondere wenn die derzeitige technologische Lösung schon jetzt an ihre Grenzen stößt. Der wichtigste, aber auch schwierigste Schritt dabei, ist der gedankliche Wandel aller Beteiligten - die digitale Transformation!

Was unsere Kunden sagen

„Für uns ist die Kombination aus Atlassian Produkten und dem Support, der durch Pix zur Verfügung gestellt wird, eine optimale Lösung.“

Michael Haase, Project Manager, achelos

„Unsere Erwartungen wurden bestens erfüllt, wir sind sehr zufrieden mit der Anwendung. Durch die Migration von der Cloud auf die Servervariante hat sich die Performance der Anwendung verbessert. Die User sind begeistert von der Kontinuität der Oberfläche, welche in der Cloud leider nicht gegeben war. Besonders hervorzuheben ist die problemlose Migration, die durch Pix erfolgte und uns viel Zeit und Aufwand erspart hat.“

Herr Kappler, IT-Manager bei BEONTRA

„Nachdem wir uns in der IT-Security entschieden hatten, ein Incident Ticket System zu betreiben, fiel unsere Wahl auf die Jira Service Desk Lösung von Atlassian. Damit wir diese Lösung schnell einsetzen konnten, wurde ein Projekt mit der Pix Software GmbH gestartet. Durch eine gemeinsame Analyse unserer Anforderungen, wurde die eigentliche Umsetzung durch eine gleichzeitige Admin Schulung umgesetzt. So konnten die Teilnehmer der Admin-Schulung ihr neu erlerntes Wissen zusammen mit einem Trainer der Pix Software GmbH und unter Anleitung umsetzen.“

Peter Borgs, Stabstelle Informationssicherheitsbeauftragter, ECOFIS

„Allen Technologie-Startups wie uns, die ein maßgeschneidertes und in Deutschland nach neuesten EU-Richtlinien rechtssicheres Atlassian-Hosting suchen, kann ich die Pix Software nur empfehlen.“

Alexander Löffler, Gründer und Geschäftsführer der Pxio GmbH

„Wir würden uns heute wieder für Jira und Confluence entscheiden und sind froh über die zuverlässige Unterstützung von Pix. Die Anwendungen laufen einwandfrei und die Bearbeitung von Anfragen verläuft zügig und unkompliziert.“

Jeanette Baudach, Leiterin Betrieb, DIPAT

„Pix hat uns während des gesamten Prozesses begleitet und unterstützt. Zu jedem Zeitpunkt haben wir uns sehr gut aufgehoben gefühlt!“

Michael Grosse, beegy

„Die kompetente Beratung und der dienstleistungsorientierte Service der Pix Software hat uns sehr gut gefallen. Damit haben wir in allen Phasen des Projektes einen verlässlichen Partner an unserer Seite.“

Olaf Kaul, Geutebrück

"Die Pix Software zeichnete sich im Rahmen unserer Zusammenarbeit besonders auch durch ihre langjährige Erfahrung mit dem deutschen Datenschutz aus. Auch den ausgezeichneten Kundenservice, der schnell und dienstleistungsorientiert arbeitet, möchten wir hervorheben."

Lutz Bigalke, finstreet GmbH

"Schon nach kurzer Zeit hat sich unsere Entscheidung für Confluence und Jira als System und Pix als Dienstleister als die Richtige herausgestellt. Gemeinsam mit Pix haben wir eine zentrale Plattform, die uns abteilungsübergreifendes gemeinsames Arbeiten an Informationen, Dokumenten und Projekten ermöglicht in Betrieb genommen."

Reinhold Schreiber, Leiter IT bei PV Automotive

"BOMAG hat sich für Pix entschieden, da ein flexibles Unternehmen in erreichbarer Nähe gesucht wurde, das als Experte für Atlassian Produkte gilt. Als langjähriger Atlassian Partner schien Pix hervorragend geeignet. Die ersten Gespräche und Projekte bestätigten diesen positiven Eindruck. Das mit von der Pix Software entwickelte BOMAG WIKI spart beim Auffinden von Informationen viel Zeit und gewährleistet eine historienpflichtige Ablage."

Dipl.-Ing. Gilbert Stein, Technical Support Knowledge-/Project Management, BOMAG GmbH

„Wir sind sehr froh, uns für Confluence als System und Pix als unseren Dienstleister entschieden zu haben, so dass wir nun endlich eine zentrale Informations- und Dokumentationsplattform haben, die uns abteilungsübergreifendes und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht und dabei die verschiedensten Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen befriedigt.“

Michaela Heuberger und Ingrid Süßmann, Verlagshaus Droemer Knaur

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