Lions Club Vortaunus und Atlassian Confluence

Über den Lions Club Vortaunus

Der Lions Club Vortaunus wurde 1981 als Teil der weltweiten Organisation Lions International gegründet. Die Mitglieder des Lions Club Vortaunus fühlen sich im Sinne der Lions Philosophie der Gemeinschaft und den Menschen, die Hilfe benötigen, durch außerberufliches Engagement verpflichtet. Sie verstehen sich als ein Kreis von Freunden, die dem Prinzip folgen, die Mittel für ihre hilfespendenden Taten selbst zu verdienen, durch persönlichen Einsatz, sogenannten "Einnahme-Activities". In den "Ausgabe-Activities" engagiert sich die Organisation mit Fördermitteln in verschiedenen, teilweise langjährigen Projekten von deren Sinnhaftigkeit, Wirksamkeit und Nachhaltigkeit sie überzeugt sind.

So wurden in den vergangenen Jahren beispielsweise einige Kindergärten insgesamt mit mehr als 30.000 € unterstützt. Außerdem finanziert der Lions Club Vortaunus seit Beginn des Schuljahres 2016 eine FSJ-Stelle an der Theodor-Heuss-Schule in Bad Soden am Taunus für den Deutschunterricht der Intensivklasse von Flüchtlingskindern. Der Lions Club Vortaunus hat seinen Einzugskreis ebendort: in den Gemeinden des Vortaunus. Das Clublokal für die regelmäßigen Treffen befindet sich ebenso wie der Lebensmittelpunkt der meisten Mitglieder in Bad Soden am Taunus.

Die Mitglieder des Lions Club Vortaunus teilen sich die anfallenden Aufgaben, von der Planung gemeinsamer Aktivitäten über die Durchführung sowohl der Einnahmeaktivitäten bis zur Entscheidung über die Verwendung der Mittel. Der jährlich wechselnde Vorstand koordiniert die Aufgaben, aber das gesamte Team ist an der Umsetzung eingebunden und gefordert.

Lions Club Vortaunus Logo

Die Herausforderung

Die internen Prozesse sind überschaubar, erfordern dennoch Zusammenarbeit und Koordination, um die anfallenden Aufgaben zum Erfolg zu bringen. Steht eine „Activity“ an, sind in der Regel Einsätze zu planen und Aufgaben zu verteilen. Auch wird eine zentrale Ablage von Protokollen und Dokumenten benötigt.

Die Kommunikation fand bisher in erster Linie per Email statt - mit lokaler Datenhaltung bei den Mitgliedern und Excel-Listen, die zuweilen in verschiedenen konkurrierenden Versionen vorlagen. Die Probleme dieser Lösung liegen auf der Hand. Es fehlte eine zentrale Datenbasis, die mit geringen Hürden von allen Mitgliedern sichtbar und änderbar ist.

Der Werdegang

Der Weg zu Pix und Confluence führte über einige Zwischenstufen, bei denen unter anderem ein selbstgehostetes DokuWiki sowie eine zeitweise von der Lions-Organisation Deutschland betriebene RedDot-Installation getestet wurden. Keine dieser Lösungen erfüllte die Anforderungen an eine von allen Mitgliedern einfach bedienbare Content-Plattform für interne Kommunikation.

Das Enterprise-Wiki Confluence war einem der Clubmitglieder aus dem beruflichen Umfeld bekannt; nach einiger Recherche und Vergleichen mit anderen ähnlichen Produkten stellte sich heraus, dass dieses Atlassian-Produkt für die Anforderungen am besten geeignet ist. Eine echte Konkurrenz war zu dem Zeitpunkt (und nach der Erfahrung mit anderen Systemen) nicht erkennbar. Andere Wiki-Software bot entweder nicht die nötige Benutzerfreundlichkeit oder es fehlten Eigenschaften wie z. B. Benutzer- und Rechteverwaltung.

Die Entdeckung

Es ging dann daran, herauszufinden, ob ein Betrieb dieser Lösung für den Club realisierbar wäre. Die Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Atlassian verlief sehr vielversprechend, und wir erhielten kurz darauf eine zeitlich unbeschränkte und vor allem kostenfreie Confluence-Lizenz für unseren gemeinnützigen Club. Nun musste nur noch eine technische Basis für den Betrieb gefunden werden.

Die Lösung

Die Lions-Organisation suchte einen deutschen Partner, der den Betrieb und die Wartung von Confluence leisten konnte und das idealerweise zu einem möglichst attraktiven Preis. Die Kontaktaufnahme zu Pix erfolgte zeitnah und wurde freundlich und entgegenkommend beantwortet. Dass Pix tiefgehende und langjährige Betriebserfahrung mit Atlassian-Produkten hat, wurde schnell in dem persönlichen Gespräch mit dem Geschäftsführer Arne Schirmacher deutlich.

Nach der Erläuterung des Selbstverständnisses und der Philosophie der gemeinnützigen Organisation, war schnell eine technische Lösung für das Confluence-Hosting gefunden. Aber das wirklich Beste war, dass Pix sich bereit erklärte, das Hosting kostenlos zu betreiben!

Die Implementierung

Nach der Kontaktaufnahme ging alles sehr schnell - eine gute Woche später konnte die Confluence-Instanz bereits verwendet und mit Inhalten gefüllt werden. Seit der Installation wird Confluence hauptsächlich für interne Projektkoordination und als Wissensspeicher verwendet.

Das Go-live verlief erfreulich unspektakulär und unproblematisch. Es wurde lediglich Support für die Installation eines Webserver-Zertifikats benötigt, was schnell und problemlos erledigt wurde. Da die Software recht einfach selbst zu administrieren ist, musste die Organisation selten um Hilfe bitten. Pix war jedoch schnell zur Stelle, wurde doch einmal Unterstützung benötigt.

Die Lösung musste nicht integriert werden. Modifikationen fanden in Eigenregie im Rahmen der Installation von einigen Standard-Erweiterungen für Confluence statt. Die Administration der Software wird auch selbst durchgeführt und erfordert inzwischen sehr geringen Pflegeaufwand. Insgesamt ist man sehr zufrieden mit der Wartbarkeit.

Die Confluence-Software bringt eine Fülle an Funktionen mit sich, an die sich Benutzer erst einmal gewöhnen müssen. Wer vorher noch nie mit einem Wiki gearbeitet hat, tut sich gelegentlich auch etwas schwer bei der Benutzung der Software. So lag die Hemmschwelle, den „Bearbeiten“-Knopf zu drücken, bei einigen Mitgliedern höher als nötig. Dazu wurden einige selbst organisierte, interne Trainings seitens des Lions-Clubs durchgeführt, die von eher IT-affinen Mitgliedern organisiert und gehalten wurden.

Ergebnisse

Trotz anfänglicher Skepsis eines Teils der Mitglieder haben sich doch alle recht schnell an die Vorteile einer zentralen, transparenten und konsistenten Datenhaltung gewöhnt. Vorbei sind die Zeiten mit divergierenden Dokumenten, die per Email durch die Gegend geschickt werden, das zentrale Dokument in Confluence ist immer auf dem letzten Stand.

Durch die übersichtliche Ablage ist der Zugriff auf ältere Dokumente jederzeit problemlos möglich, ohne wie in "früheren Zeiten" in den Emails danach zu suchen. Ganz sicher hat die Lösung bereits einige Projekte deutlich vereinfacht. Im Vergleich zur „Zeit davor“ mit asynchroner Email-Kommunikation stellte sich schnell heraus, dass ein gemeinsamer Blick auf einen Projektstand allen Mitgliedern hilft, den Überblick zu behalten.

„Besonders hervorzuheben ist die Bereitwilligkeit und die dauerhafte Zusage von Pix, diese Infrastruktur kostenfrei für uns zu betreiben. Damit trägt Pix in wesentlichem Maße zum Erfolg unserer gemeinnützigen Projekte bei. Wir sind sehr dankbar für dieses Engagement. Wir können Pix Software vorbehaltlos empfehlen.“

Mehr über den Lions Club Vortaunus: lions-club-vortaunus.de

Ansprechpartner für Confluence & Co.

Beratung anfordern

Wir beraten Sie gerne persönlich zum Thema Jira, Confluence und andere Atlassian Lösungen.

Marketing

Telefon: +49 2163 9899978

Beratung anfordern

Fordern Sie kostenfrei und unverbindlich Ihre Beratung an.

Jetzt Beratung anfordern
Atlassian Platinum Solution Partner
nach oben
Diese Website verwendet Cookies. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.