Success Story: Droemer Knaur und Confluence

Droemer Knaur und Confluence

Die Verlagsgruppe Droemer Knaur mit Sitz in München vertreibt anspruchsvolle Belletristik, populäre Unterhaltungsliteratur und aktuelle Sachbücher. Im Jahr 2015 hat die Pix Software GmbH die Verlagsgruppe Droemer Knaur bei der Einführung von Atlassian Confluence unterstützt.

Wir haben uns mit den Projektverantwortlichen Michaela Heuberger und Ingrid Süßmann ein Jahr nach der Einführung von Confluence unterhalten. Lesen Sie hier, welche Herausforderungen existierten und wie Confluence und die Pix Software GmbH eine mehr als zufriedenstellende Lösung liefern konnten.

Success Storie Droemer Knaur & Confluence

Die Herausforderung und das Ziel

Die Verlagsgruppe Droemer Knaur war auf der Suche nach einem zentralen Informations- und Dokumentationstool, das ortsunabhängiges Arbeiten, abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten und eine zentrale Verwaltung von Informationen ermöglicht. Als Ziele waren festgelegt:

  • Eine bessere Zusammenarbeit bei abteilungsübergreifenden Projekten
  • Eine Entlastung der Mail-Postfächer durch eine zentrale Informationsplattform
  • Eine Entlastung der Fileserver, welche teilweise eine unübersichtliche Ablage- und Freigabestruktur aufwiesen
  • Der Aufbau eines digitalen Verlags-Wikis

Als Vorgabe stand fest, dass die Software der unternehmenseigenen IT maximale Gestaltungsmöglichkeiten mit überschaubarem Aufwand zur Verfügung stellen muss.

Übersichtliches Projektmanagement mit Confluence

Die Suche nach einer geeigneten Lösung

Bereits von Anfang entschied sich die Verlagsgruppe Droemer Knaur dafür, eine Standardsoftware einzusetzen. Von der IT-Abteilung wurden diverse Wikiplattformen, wie z. B. Mediawiki, Twiki und Foswiki, evaluiert. Da die Verlagsgruppe Droemer Knaur bereits Atlassian JIRA als Projektmanagement-Tool einsetzte, war auch Confluence ein Kandidat für eine Lösung. Von Atlassian bekam die Verlagsgruppe Droemer Knaur eine Test-Lizenz und identifizierte in einem ersten Test Use-Cases auf dem von Atlassian zur Verfügung gestellten System. Atlassian Confluence konnte das Unternehmen vollends überzeugen, sodass sich die Verlagsgruppe Droemer Knaur auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter machte. Hier fiel die Wahl auf uns, die Pix Software GmbH:

„Die Pix Software GmbH hatte in unseren Augen das am besten für uns passende Angebot mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis. Auch das praxisorientierte, flexible Hosting in Deutschland mit entsprechenden Zertifizierungen - Thema Datenschutz - hat uns überzeugt. Die schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit von Anfang an hat uns sehr gut gefallen.“
Evaluation, Test von Confluence, Wahl von Pix als Partner

Der Beitrag der Pix Software GmbH

Nachdem die Verlagsgruppe Droemer Knaur auf dem Testsystem erste Use-Cases durchgeführt hatte, übernahmen wir den Import der Daten aus dieser OnDemand-Instanz auf eine bei uns gehostete Confluence-Instanz. Das Confluence-System wurde von uns eingerichtet und an die individuellen Anforderungen der Verlagsgruppe Droemer Knaur angepasst, z. B. im Bereich der Userverwaltung.

Eine individuelle Administrator-Schulung, speziell ausgerichtet auf praktische Erfahrungen und konkreten Fragestellungen, welche auf der ersten Anwendungszeit von Confluence basierten, führte laut der Verlagsgruppe Droemer Knaur zu „sehr zielführenden Ergebnissen“.

„Wir sind sehr zufrieden mit dem guten Support und der Admin-Schulung durch Herrn Schouten.“
Datenübernahme, Anpassung, Installation und Hosting von Confluence

Das Ergebnis

Alle Erwartungen an die gewünschte Software-Lösung und an die Pix Software GmbH als Anbieter wurden erfüllt. Confluence kann bei der Verlagsgruppe Droemer Knaur seine vollen Stärken entfalten und das Unternehmen profitiert nach eigenen Angaben davon, dass dank Confluence nun alle Informationen zentral an einem Ort auffindbar sind und jederzeit von überall abgerufen werden können. Dies erleichtert besonders dem Außendienst und Mitarbeitern, die viel Reisen, das Leben sehr. Eine anfängliche Skepsis, wie bei der Einführung jeden neuen Systems, ist verschwunden und die Stimmung ist sehr positiv. Die Mitarbeiter freuen sich über die tägliche Arbeitserleichterung, die Confluence Ihnen mit der benutzerfreundlichen Oberfläche bietet.

Aktuell wird Confluence von den Abteilungen Allgemeine Verwaltung, Controlling, IT, Herstellung/Produktion, Lektorat, Marketing, Presse, Rechte & Lizenzen, Rechnungswesen sowie Vertrieb eingesetzt.

„Confluence lässt sich sehr gut auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassen und kann von jeder Abteilung anders genutzt werden. Für uns als Administratoren ist es so möglich, jeder Anforderungsgruppe die entsprechende Lösung zu bieten.“
  • Alle Anforderungen erfüllt
  • Arbeits­erleichterung
  • Einsatz in allen Abteilungen
  • Angepasst an Abteilungen

Das Fazit: Confluence erfüllt alle Anforderungen

„Wir sind sehr froh, uns für Confluence als System und Pix als unseren Dienstleister entschieden zu haben, so dass wir nun endlich eine zentrale Informations- und Dokumentationsplattform haben, die uns abteilungsübergreifendes und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht und dabei die verschiedensten Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen befriedigt.“

Wir bedanken uns bei der Verlagsgruppe Droemer Knaur herzlich für die hervorragende Zusammenarbeit.

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