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Was ist Projektmanagement?

Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes, meist einmaliges, bereits begonnenes oder geplantes Vorhaben mit einem spezifischen Ziel. Hierbei spielen zum Beispiel Faktoren wie Zeit, Finanzen oder Personen eine Rolle.

Unter Projektmanagement versteht man die Leitung, Organisation und Durchführung eines Projekts, um ein definiertes Ziel erfolgreich zu erreichen. Projektmanagement, oder auch abgekürzt PM, kann durch eine Einzelperson zur besseren Selbstorganisation durchgeführt werden oder auch die Zusammenarbeit in Teams effizienter gestalten und verbessern. Diese Teams können beispielsweise aus Mitarbeitern eines Unternehmens, Arbeitsgruppen oder externen Dienstleistern bestehen, aber auch Kunden sein. Durch erfolgreiches Projektmanagement können Risiken minimiert und Termine, sowie Budgets eingehalten und Chancen erkannt werden. Oftmals ist Projektmanagement auch hilfreich, um ein komplexes Thema oder eine Aufgabe in Einzelschritte und to do’s aufzugliedern und zu verein-fachen. Durch erfolgreiches PM werden der Gesamtüberblick, sowie das Ziel im Auge behalten und dabei die Ressourcen optimal genutzt bzw. gesteuert. Die drei Hauptfaktoren im erfolgreichen PM sind 1. die Termine halten, 2. die Kosten im Budget halten und 3. die Qualität sichern.

Vorteile von Projektmanagement

  • Optimaler Gesamtüberblick über das Projekt und die Einzelschritte zur Qualitätssicherung
  • Vereinfachung von komplexen Inhalten oder Aufgabenstellungen
  • Effizientere Nutzung von Ressourcen (z.B. Zeit, Personal, Budget)
  • Nachverfolgbarkeit von Aufgaben und Arbeitsschritten bzw. Workflows
  • Optimales Zeitmanagement
  • Klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts
  • Risiken wie Verzögerungen vermeiden durch Projektcontrolling
  • Chancen zur Produktivitätssteigerung erkennen
  • Aus vergangenen Projekten lernen („Lessons learned“) und Verbesserungen in nächsten Projekten umsetzen

Hauptprozesse im Projektmanagement

  • Projektdefinition
    Während dieses Prozesses wird ein Projektvorschlag erstellt. Es werden die Ziele des Projekts definiert, einzelne Meilensteine zur Projekt- bzw. Zielerreichung fixiert und Teams gebildet. Ein fester Projektauftrag enthält diese Elemente in Schriftform und bildet den Arbeitsauftrag zum Projekt. Mit Kunden oder Dienstleistern werden Verträge geschlossen. In einer Kick-Off Veranstaltung wird der Auftrag besprochen und die Arbeit am Projekt beginnt.
  • Projektplanung
    Dieser Prozess kann beispielsweise mit einem Start- Workshop zum Projekt beginnen, in dem die Ziele des Projekts noch einmal erörtert werden und das definierte Team den Projektablauf mitgestalten kann. Das Ergebnis ist ein Projektstrukturplan bzw. eine Feinplanung, die die einzelnen Arbeitspakete für die Teammitglieder enthält, die mit Terminen bzw. Deadlines versehen werden. Somit ist die erste Ressourcenplanung abgeschlossen und Verantwortlichkeiten definiert. Diese werden an die Stakeholder kommuniziert und Aufträge werden vergeben.
  • Projektdurchführung / Projektsteuerung (Projekt-Monitoring/ Projekt-Controlling)
    Während des Projekts müssen die Fortschritte bzw. Arbeitspakete regelmäßig kontrolliert werden. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, müssen diese in die Arbeitspakete mit einfließen und auftretende Probleme müssen geklärt werden. Sollten Terminverzögerungen oder Budgetabweichungen auftreten, müssen diese erfasst werden und ggf. gegengesteuert werden. In dieser Phase können übersichtliche, grafische Darstellungen zum Controlling sehr hilfreich sein. Diese können mit einer Projektmanagement- Software optimal dargestellt werden und Aufgaben können per Mausklick an einzelne Teammitglieder vergeben und überwacht werden.
  • Projektabschluss
    Zum Abschluss eines Projekts müssen die Ergebnisse dem Verantwortlichen in Form einer Endabnahme übergeben werden und ein Abschlussbericht erstellt werden, der die Ergebnisse zusammenfasst. Das Projekt bzw. die Projektorganisation werden aufgelöst und es erfolgt eine Nachkalkulation bzw. ein Abschluss über die Ergebnisse. Für spätere bzw. nächste Projekte sollte ein Bericht über die „Lessons learned“ bzw. ein Best Practice Beispiel erstellt werden, um aufgetretene Probleme beim nächsten Mal vermeiden zu können.

Methoden und Tools im Projektmanagement

Gerade die Projektmanagement-Software-Lösungen erleichtern das Projektmanagement in hohem Maße. Oft sitzen Teams räumlich verteilt oder arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten. Dann ist es hilfreich, wenn eine Oberfläche existiert, mit welcher die Projekte zeitlich und räumlich unabhängig geplant werden können und welche stets einen Überblick über den Projektstatus, Workload, Deadlines und ähnliches ermöglichen. Insbesondere in der sich digitalisierenden heutigen Zeit werden "lose Zettel-Systeme" in zunehmendem Maße von solchen digitalen Methoden abgelöst.

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