Inbox-Zero skizziert einen Weg, einen Prozess. Bei diesem geht es letztendlich nicht darum, E-Mails zu vermeiden sondern zeitsparend und effektiv damit umzugehen. Diese Methode wurde vor über 20 Jahren von Merlin Mann entwickelt und betrachtet den Weg, den Posteingang in einer strukturierten Routine in 4 Unterordner zu unterteilen.

Dabei geht es darum, den Posteingang im Blick zu haben und mit schnellen Entscheidungen in 4 nachfolgenden Aktionen zu bearbeiten:

• Löschen bedeutet, unwichtige oder bearbeitete E-Mails danach zu löschen, sie dürfen unter keinen Umständen im Posteingang verbleiben.
• Delegieren heißt zu differenzieren, ob diese E-Mail wirklich für einen selbst gedacht war oder man zu einer Antwort/Lösung beitragen kann. Wenn nicht: Weiterleiten an die richtige Person und ebenfalls aus dem Posteingang entfernen.
• Zurückstellen bedeutet, E-Mails deren Bearbeitung voraussichtlich zeitintensiv sein wird, zu markieren und für einen späteren Zeitpunkt zurückzustellen. Dafür werden sie in einen separaten Ordner gelegt und ebenfalls aus dem Posteingang entfernt.
• Ausführen heißt, E-Mails deren Bearbeitung voraussichtlich weniger zeitintensiv sind, sofort zu bearbeiten bzw. zu erledigen und dann ebenfalls aus dem Posteingang zu entfernen.

Die Inbox-Zero-Methode beschreibt also einen Weg, einen Prozess und ihr Ziel ist es nicht den Posteingang auf Null zu halten, sondern effektiv und schnell mit den eingehenden E-Mails umzugehen.

Im Gegensatz zu der o.g. Inbox-Zero-Methode liegt das Ziel und nicht der Weg dorthin im Fokus des Zero-E-Mail-Prinzip der Pix Software.

Für die Kommunikation zwischen Unternehmen wird die E-Mail wahrscheinlich unentbehrlich bleiben, aber gilt das auch für die interne Kommunikation? Die E-Mail als grundlegendes Kommunikationsmittel dient nicht der Vernetzung von Mitarbeitern und dem Austausch von Wissen. Die klassische E-Mail hat lediglich einen Sender und einen Empfänger, und kann keine Aufgaben und Wissen wirklich verbreiten.

Wie muss also der Inhalt der Botschaft gestaltet sein und welches Medium können wir dafür einsetzen? Kollaborative Plattformen zur Wissenssicherung und -vermittlung sowie zum Projektmanagement sorgen dafür, dass E-Mails vermieden und Workflows kollektiv umgesetzt werden.

„Wissen ist nicht mehr personengebunden, sondern zugänglich für alle“, so David-Andreas Bergens (CEO Pix Software GmbH).

Wird also Wissen in diesen sozialen Netzwerken umfassend dokumentiert und werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen, dann wird sinnlose Kommunikation und eventuell doppelte Arbeit systematisch vermieden.

Der wichtigste, aber auch schwierigste Schritt dabei, ist der gedankliche Wandel aller Beteiligten - die digitale Transformation!

Der Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi) veranstaltet am 15.09.2021 ein Webinar zur effizienten Kollaboration durch den smarten Einsatz von Nearshoring und Zero-E-Mail. Die Veranstaltung ist kostenfrei, um Anmeldung wird gebeten: Anmeldung zum Webinar